2024-04-09 | Gegevensboekhouding
Archivering in het JAGA en de gegevensboekhouding (GBH) op 2 vlakken:
• Wat wij in de GBH vastleggen over gearchiveerde (delen van) gegevenssets
• De gegevens in de GBH zelf die onderhevig zijn aan archivering; GLP’s, DPIA’s
Voor de vastlegging van metagegevens is een analyse gedaan naar relevant beleid en standaarden, waaruit de
Voor de archivering van gegevens in de GBH zelf is nog geen analyse of ander onderzoekswerk verricht.
De analyse over vastlegging van metagegevens over gearchiveerde gegevens legt zich toe op hoe beleid en standaarden over archivering (zoals Justitieel Archivistisch Metagegevensschema (JAM) en Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO)) raken aan het JAGA (beleid) en meer specifiek aan het ontwerp en inrichting van de GBH.
Deze uitwerking was om 2 redenen nodig:
• Richting geven aan uitbreiding van de GBH
• Kunnen beantwoorden van vragen van buiten
In de analyse is gekeken naar hoe qua structuur aansluiting gevonden kan worden bij de eerder genoemde standaarden, terwijl de GBH en het JAM beide nog in (door)ontwikkeling zijn.
Na analyse JAM/MDTO tot volgende conclusie gekomen betreffend vastlegging van metagegevens over gearchiveerde gegevens(sets):
• Toevoegen van een uniek kenmerk of een gegevensset archiefwaardig is [Ja/Nee]
• Wanneer [Ja] dan vastlegging van de volgende velden: reden archiefwaardigheid, voorwaarden voor archivering (toegang, bewaartermijn) en een verwijzing naar de archieflocatie
• Toegankelijkheid: Het maakt gearchiveerde gegevens gemakkelijker vindbaar en toegankelijk voor gebruikers van JenV-organisaties.
• Begrijpbaar: Het biedt inzicht in de inhoud en structuur van de archiefgegevens.
• Context: Het bevat details over de context van archivering waarmee beter beoordeld kan worden of de gegevens voor passend zijn voor het beoogde doel.
Wat zijn de negatieve gevolgen van dit besluit; op wie heeft dit impact
Als er relevante externe documentatie is, neem dan hier de links daarheen op